Bu belge, Erasmus Öğrenci Staj Hareketliliğine katılmak isteyen öğrenciler tarafından başvuru esnasında veya sonrasında temin edilecektir.
Kabul mektubunda, faaliyetin öğrenci staj hareketliliği çerçevesinde yapılıyor olduğu belirtilmelidir.
Kabul mektubu, antetli kâğıda yazılmalı ve üzerinde imza veya kaşe bulundurmalıdır.
Kabul mektubunda aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:
Staj yapılacak olan kurum/kuruluş/işletmenin bilgileri (isim, adres, telefon, yetkili kişi bilgileri)
Staj hareketliliği tarih aralığı (gün/ay/yıl şeklinde)
Staj yapacak olan öğrencinin kimlik bilgileri (adı, soyadı)
Staj yapılacak olan kurumda stajın gerçekleşeceği birim bilgisi
2. Staj Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement for Traineeship):
Learning Agreement, öğrencinin gideceği kurumda gerçekleştireceği staj ile ilgili detayların yazılı olduğu belgedir.
Hareketlilik öncesinde staj öğrencisinin, karşı kurumla çalışma programını belirledikten sonra Staj Öğrenim Anlaşmasının [Before the Mobility] bölümünü eksiksiz bir şekilde doldurması ve imza bölümünü tamamlayarak diğer evraklarıyla birlikte Erasmus Koordinatörlüğüne teslim etmesi gerekmektedir.
BAİBÜ Erasmus Koordinatörlüğü ile staj yapılacak kurum/kuruluş/işletmenin yetkilileri ve öğrenci tarafından imzalanır.
Öğrenci, stajı ile ilgili programı kendi bölüm koordinatörü ve gideceği kurumun yetkilisiyle irtibat kurarak yapmalıdır. Bir haftalık süre içerisinde yapması gereken stajın 25 saatin altında ve 40 saatin üstünde olmaması beklenir.
Erasmus Ofisimiz anlaşmanın imza süreçlerini mail ortamında dijital olarak kabul etmektedir; ıslak imza şartı aramamaktadır.
Staj hareketliliği, zorunlu staj, isteğe bağlı staj ve mezuniyet sonrası staj şeklinde gerçekleştirilebilir. Her durumda stajın tam zamanlı gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
3. Akademik Tanınma (Bölüme Dilekçe):
Hibeli/Hibesiz tüm öğrencilerimizin gitmeden önce Staj Hareketliliği gerçekleştireceklerine dair Fakülte/Enstitü Yönetim Kurulu Kararı aldırması gerekmektedir.
Fakülte Yönetim Kurulu kararı alınması için:
Öğrenci, kayıtlı olduğu birime tüm taraflarca imzalanmış Öğrenim Anlaşmasının bir nüshası ve Kabul Mektubu eşliğinde bir dilekçe vermelidir.
Öğrenci, sürecin takibini yapmalıdır.
Eğer öğrenci mezuniyet sonrasında staj hareketliliğini gerçekleştirecekse, bölümü ile ilişiği kalmadığından dolayı bölümüne Yönetim Kurulu Kararı için dilekçe vermesine gerek yoktur.
4. Vize Mektubu:
Vize işlemleri öğrencinin sorumluluğundadır.
Vize işlemleri, gidilecek ülkeye göre farklılık gösterebilmektedir. Bu nedenle vize uygulamaları ile ilgili gidilecek ülkenin Konsoloslukları ile irtibata geçilmesi gerekmektedir.
Ofisimiz, öğrencilerimizin daha kolay ve sorunsuz vize alabilmeleri için:
Öğrencinin gideceği kurumu,
Faaliyet tarihlerini,
Hibe miktarını belirten
Türkçe/İngilizce olarak elektronik imzalı bir vize mektubu düzenlemektedir.
5. Pasaport İşlemleri:
Pasaport başvurusu Nüfus Müdürlüklerinden yapılmaktadır. Daha detaylı bilgi için Nüfus Müdürlüklerine danışılmalıdır.
Pasaport temin edildikten sonra bilgilerin olduğu sayfanın bir nüshasının ofisimize iletilmesi gerekmektedir.
6. Sigorta İşlemleri:
Staj hareketliliğine katılacak öğrenciler, zorunlu sigortalarını yaptırmakla yükümlüdür.
Geniş kapsamlı zorunlu sigorta kapsamında aşağıdaki sigorta türleri bulunmaktadır:
Seyahat sigortası
Sağlık sigortası
Ferdi kaza sigortası
Mesuliyet sigortası
Yapılan sigortaların, fiili staj hareketlilik süresi ile Kabul Mektubunda ifade edilen tarihlerin uyum içerisinde olması gerekmektedir.
Geniş kapsamlı zorunlu sigortanın bir nüshasının ofisimize iletilmesi gerekmektedir.
Bazı ülkelerin sadece belli sigorta şirketlerinden poliçe kabul ettiği unutulmamalıdır.
7. Hesap Bilgileri:
Hibe ödemesi için tüm öğrencilerin Ziraat Bankası’ndan açtırdıkları vadesiz Euro hesap bilgilerini (şube adı, hesap numarası, iban numarası) ofisimize teslim etmesi gerekmektedir.
8. Hibe Sözleşmesi:
Hibe Sözleşmesi 2 nüsha halinde, eksiksiz bir şekilde ve bilgisayar ortamında öğrenci eşliğinde Erasmus Ofisi tarafından hazırlanır.
Bu sözleşmede tüm imzalar ıslak olmalıdır. Bu nedenle sözleşme şahsen yapılmaktadır.
9. OLS (Çevrimiçi Yabancı Dil Sınavı) / 1. SINAV:
Erasmus programının katılımcıların dil becerilerine katacağı etkiyi görmek üzere tasarlanmış olan bu dil destek programı, staj hareketliliğinin başlangıcında ve sonunda olmak üzere 2 çevrimiçi sınav ve çevrimiçi dil kurslarını kapsamaktadır.
Sözleşme imzaladıktan sonra OLS lisansının e-posta adresinize iletilip iletilmediğinden emin olunuz.
Staj hareketliliğinin başlangıcında öğrencilerimizin 1. çevrimiçi OLS sınavını tamamladıktan sonra sonucunu Ofisimize e-posta yolu ile iletmesi gerekmektedir.
OLS hakkında detaylı bilgi Erasmus ofisi tarafından öğrencilere iletilecektir.
Dil becerilerinin geliştirilebilmesine katkı sağlaması bakımından çevrimiçi dil kursuna katılım tavsiye edilir.
HAREKETLİLİK SIRASINDA
1. Varış Teyit Formu / Confirmation Form:
Öğrencinin staj hareketliliğine başladığı gün Confirmation Formunun üst kısmını doldurup kurumdaki ilgililere imza kaşe ile onaylattıktan sonra taratıp e-posta ortamında kurum veya öğrenci tarafından ofisimize iletmesi gerekmektedir.
Aynı formun alt tarafında bulunan ve stajın bitiş tarihini gösteren alanın da dönmeden önce imza-kaşe ile onaylatılması gerekir.
2. Staj Programı Değişikliği:
Staj Hareketliliği Anlaşmasında bir değişiklik (haftalık çalışma saat sayısı, detaylı program, edinilecek bilgi, beceri ve kazanımlar, izleme ve değerlendirme planları) yapılması halinde yapılan değişiklikler During the Mobility formunda belirtilir, imza süreci tamamlanır ve BAİBÜ Erasmus Ofisine e-posta yoluyla iletir.
Ancak bu değişiklikler yapılmadan önce BAİBÜ’deki ilgili koordinatörünüz ile iletişim halinde olmanız gerekmektedir.
Staj değişikliği formu varış tarihinizden itibaren en geç 1 ay içerisinde hazırlanmalıdır.
HAREKETLİLİK SONRASI
1. Katılım Sertifikası / Certificate of Attendance:
Katılım belgesi öğrencinin stajını tamamlayıp ülkesine dönmeden önce misafir olduğu kurumdan alması gereken en önemli belgedir.
Mutlaka imzalı ve mühürlü olmalı, staj başlangıç ve bitiş tarihlerini içermelidir.
Faaliyet bitiminden sonra ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olması gereken bu belge Erasmus Ofisine teslim edilmelidir.
2. Hareketlilik Sonrası Belgesi (After the Mobility):
Öğrenci dönmeden önce karşı kurumun öğrencinin staj dönemi boyunca yapılan faaliyetleri ve kazanımları hakkında detaylı bilgi verdiği bir belgedir.
İmzalı ve mühürlü olması gerekir.
3.Erasmus+ Traineeship Evaluation Form:
Misafir kurumun doldurduğu ve staj boyunca öğrencinin kurumdaki durumunun puanlandığı belgedir.
4.Çevrimiçi Bireysel Katılımcı Raporu:
Hareketliliğini tamamlayıp belgelerini teslim eden öğrencilerimizin e-posta adreslerine gönderilen (EU Survey) çevrimiçi raporu tamamlamaları gerekmektedir.
Rapor tamamlandıktan sonra sistemden pdf versiyonu indirilerek ofisimize e-posta yoluyla iletilmesi gerekmektedir.
Katılımcı anketini doldurmayan öğrencilere hibe hesabına esas olan toplam gerçekleşen faaliyet gün sayısının %20’si oranında kesinti yapılır.
5. OLS (Çevrimiçi Yabancı Dil Sınavı) / 2. SINAV:
Staj hareketliliğinin sonunda öğrencilerimizin 2. çevrimiçi OLS sınavını tamamladıktan sonra sonucunu Ofisimize e-posta yolu ile iletmesi gerekmektedir.
6. Staj Sonrası Belgelerin Teslimi:
Staj hareketliliğinden sonra yukarıda yazan belgelerin (1-2-3) asılları Erasmus Ofisine iletilmelidir. Diğer belgeler (4-5) online olarak iletilebilir.
Staj yapılan ülkeye giriş ve çıkışları tarihleriyle birlikte gösteren mühürlerin olduğu sayfaların fotokopisinin alınması için pasaportun da getirilmesi gerekmektedir.
7.Akademik Tanınma:
Öğrencinin yurtdışında yaptığı stajı gösteren belgeler (After Mobility, Evaluation Form ve Confirmation Letter) ofise ulaştıktan sonra staj yapılan kurumda yapılan staj faaliyetinin üniversitemizdeki akademik tanınırlığının yapılması sağlanır.
Bunun için After Mobility, Evaluation Form ve Confirmation Letter belgesi resmi yazıyla ilgili bölüme iletilir.
Akademik Tanınma bölümünüz ve bölüm koordinatörünüz tarafından takip edilen bir süreçtir.
